عناوين
ما هو قالب البريد الإلكتروني الرسمي؟
كتابة البريد الإلكتروني وإرسال الرسائل الإلكترونية أمر مهني وحتمي في الحياة العملية ، في حال كانت هذه المراسلات وظيفية أو تجارية. في البداية ، تجدر الإشارة إلى أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني للأصدقاء والعائلة تختلف تمامًا عن الكتابة الرسمية ، لذلك يجب أن تتعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بطريقة احترافية. صحيح ، حتى تصل المعلومات إلى الطرف الآخر بشكل صحيح ، هناك بعض قواعد آداب البريد الإلكتروني الرسمية التي يجب على أي مرسل اتباعها ، حتى لو كانت لغته الأم ليست الإنجليزية.
كيفية كتابة نموذج بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية
- العنوان: في كل الوطن العربي ، يعتبر الاحترام والثقة في الكتابات أساس أي علاقات سواء كانت اجتماعية أو تجارية ، فعندما تكتب لشخص ما في بريد إلكتروني رسمي ، يحتاج الشخص إلى كتابة الاسم الكامل والمسمى الوظيفي ، على سبيل المثال في القضية للطبيب ، يتم وضعه قبل اسم الطبيب.
- ويفضل وضع كلمة “عزيزي” قبل اسم المستلم ، فهي وسيلة لإظهار الاحترام ، ويمكن إضافة عنوان “فاضل” إليها ، على سبيل المثال: الدكتور المحترم خالد أو الطبيب المتميز خالد. .
- افتتاح: يمكن استخدام التحية العربية لإظهار نوع من الاحترام لجميع الاتجاهات ، لذلك يمكننا أن نبدأ:
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- ثم هذه التحية تليها أي فقرة بعد الافتتاح: تحية طيبة وبعدها ، أو يمكن أن تكون تحية وتقدير.
يمكن تغيير هذا الافتتاح حسب الرغبة مع الاحتفاظ بالاحترام ، ويجب أن تتدفق الألقاب وصياغة الاحترام ، بالإضافة إلى ذلك ، فيما يتعلق باللباقة ، فإنه يعتبر بداية جذب لمواصلة قراءة البريد الإلكتروني.
- تبجح: بعد اتباع خطوات كل من العنوان والتحية ، سيبدأ الآن الكتابة باللغة العربية الرسمية من خلال كتابة لغة نابضة بالحياة لا مثيل لها. اكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا:
- مثال 1: أحترم بشدة أن ألفت انتباهك إلى …
- المثال الثاني: أتمنى أن تتقبلوا أخلص وأخلص اعتذاري عن الإزعاج.
- المثال الثالث: مع احترامي الكبير أردت …
- المثال الرابع: أرجو أن تتقبلوا خالص اعتذاري عن …
إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الأمثلة من هذا القبيل ، فيمكنك البحث على الإنترنت حيث يوجد الكثير من الأمثلة المهنية والاحترافية.
- إغلاق البريد الإلكتروني: يمكن أن يتم الانتهاء من البريد الإلكتروني بطريقة هادئة ومهذبة ، وذلك باستخدام عبارات مثل هذه لإظهار احترامك مرة أخرى للمتلقي أو حتى شكره على وقته واهتمامه: تفضلوا بقبول فائق الاحترام وهذا يعني أتمنى لك اقبل تحياتي بأقصى درجات الاحترام “. بعد التوقيع يضاف السلام عليكم في نهاية الايميل.[2]
كيفية كتابة نموذج بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية
- موضوع البريد الإلكتروني: الموضوع هو القسم الأول من المعلومات التي سيجدها مستلم البريد الإلكتروني ، وإذا كانت كتابة البريد الإلكتروني غير صحيحة أو غير واضحة ، فقد يؤدي ذلك إلى إغلاق القارئ لها دون فهمها ، لذلك من المهم أن إرسال بريد إلكتروني واضح ودقيق ، من البداية ، مع الإشارة إلى محتوى الرسالة أو سبب الكتابة بكلمات بسيطة أو بكلمات تجذب انتباه القارئ.
- أسلوب الكتابة: على عكس العديد من اللغات الأخرى التي تحتاج إلى جمل كبيرة وطويلة في سياق بريد إلكتروني رسمي ، فإن اللغة الإنجليزية تقوم بذلك بشكل جيد للغاية ويوصى باستخدام جمل قصيرة بكلمات بسيطة ، لذا تأكد من تقسيم النص إلى فقرتين أو ثلاث فقرات بحيث يمكن للمتلقي متابعة النقاط الرئيسية.
- صيغ المجاملة: عندما يكون البريد الإلكتروني مكتوبًا باللغة الإنجليزية ، يجب ألا تستخدم أي لغة أخرى ، أو تتدخل في أي ثقافة مختلفة أخرى ، بشكل عام يتم إيلاء الكثير من الاهتمام لصور الإطراء والامتنان ، لذلك لا ينبغي نسيان إضافتها.
- تأكيد بواسطة البريد الالكتروني: لا ترسل بريدًا إلكترونيًا باللغة الإنجليزية دون إعادة قراءته قبل إرساله أو مراجعة أي أخطاء نحوية أو كتابية شائعة جدًا ، حتى في لغتك الأم ، فيجوز في اللغة الإنجليزية كتابة الأخطاء الكتابية بسهولة لأنها لغة بخلاف اللغة الأم ، فإن المراجعة هي أفضل طريقة لإنشاء بريد إلكتروني احترافي ومهني.
- التوقيع: تأكد من ضبط البريد الإلكتروني بحيث تحتوي نهاية الرسالة على المعلومات المهمة حول المرسل ، وتتضمن:
- اسم ولقب.
- مسمى وظيفي.
- التفاصيل المتعلقة بالشركة مثل الاسم والعنوان.
- يمكن ارفاق موقع الشركة.[1]
أهم النصائح لكتابة قالب بريد إلكتروني رسمي
- حدد الغرض من البريد الإلكتروني: قبل كتابة بريد إلكتروني ، يجب أن يُسأل عن الإجراء الذي يجب أن يقوم به المستلم بعد تلقي الرسالة. بمجرد تعيين هدف البريد الإلكتروني ، يمكن التأكد من أن كل معلومة سيتم تضمينها في الرسالة ستدعم هذا الإجراء ، على سبيل المثال ، إذا كنت تشعر بالرعب من قيام المستلم بمراجعة تقرير مرفق بالبريد الإلكتروني. يمكن إبلاغه بالمعلومات حول التقرير ، وما هي النقاط التي يجب مراجعتها ، وما هي احتياجاتك ، وتوقيت الرد.
- مهتم بالتواصل مع: عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من أن صياغة الرسالة تناسب المرسل ومنصبه ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول تنفيذي لم تقابله من قبل ، فاحرص على إبقاء البريد الإلكتروني واضحًا وخاليًا من أي كلمات غير مهمة أو غير رسمية من ناحية أخرى ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لزميل لديك علاقة قوية به ، فقد تستخدم نهجًا أقل رسمية.
- البريد الإلكتروني موجز: من الممكن أن يكون لدى متلقي البريد الإلكتروني مخاوف كثيرة وليس لديه وقت ، لذا فإن إرسال بريد إلكتروني قصير قدر الإمكان دون إهمال المعلومات الأساسية هو الأفضل ، ومحاولة عدم التشعب في العديد من الموضوعات في وقت واحد لأن قد يجعل هذا البريد الإلكتروني طويلًا ويصعب قراءته ويصعب اتخاذ إجراء بشأنه ، عند إجراء أي تعديل للبريد الإلكتروني ، أو إلغاء أي معلومات لا تتعلق بالموضوع الذي تكتبه ، لذلك يوصى باستخدام جمل قصيرة وبسيطة عن طريق حذف الكلمات غير الضرورية .
- التحقق من البريد الإلكتروني: يتعرف على البريد الإلكتروني دون أخطاء ، مع العناية الواجبة والاحتراف ، قبل إرسال الرسالة ، في غضون دقيقة للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية أو نحوية وأيضًا ، حريصًا جدًا على التأكد من إرفاق أي مرفقات أشار إليها في الخطاب ، إذا كان بريدًا إلكترونيًا مهمًا لأصحاب المصلحة ، فقد يحتاج مديرك المباشر أو زميل موثوق به إلى قراءته قبل إرساله.
- تذكر أن تتابع: يتلقى معظم الأشخاص العديد والعديد من الرسائل على البريد الإلكتروني بشكل يومي ، لذلك قد يفوتون أو يفشلون في الرد على رسالة مرسلة إليهم. ودية حتى تتم متابعة الأمر.[3]
