عناوين
ما هو التعميم؟
المنشور عبارة عن إعلان يُطبع عادةً على صفحة أو نشرة إعلانية لنشر المعلومات عبر شبكة واسعة من الأشخاص ، مثل الموظفين أو الأقسام أو الفروع أو عملاء الأعمال.
أثناء سير العمل ، قد يحدث عدد من الأحداث التي تتطلب إرسال رسائل دائرية. بمساعدة هذه التعاميم ، يعتزم المرسل تقديم بعض المعلومات للأشخاص المعنيين ، وتسمى عملية إرسال التعاميم إلى مختلف المستفيدين بالتعميم.
يتم استخدامها لعدد من الأغراض أو الأحداث مثل دعوة الموظفين إلى الاجتماعات وحملات المبيعات وفرض قواعد اللباس والإعلان عن تطورات خاصة مثل تغيير العنوان وإعادة التنظيم والتمديد.
ومن النقاط التي يجب مراعاتها عند صياغة المنشور ما يلي:
- يتم أخذ توقيع القارئ ، مما يدل على أن المعلومات قد تم نقلها.
- يجب أن تكون مكتوبة على وجه التحديد بلغة لا لبس فيها وسهلة الفهم.
- يجب طباعته أو تدويره.
- سيدي العزيز / سيدتي ، هو مكتوب كشكل عام من التحية.
- يتم إعداد المنشورات مرة واحدة ثم تدويرها ، مع توفير مساحة لتفاصيل متغيرة ، لتوزيعها على مستلمين مختلفين لإضفاء الطابع الشخصي. يمكن تضمين الاسم والعنوان والتحية الفردية في تلك المساحات بعد تدويرها وتوجيهها إلى فرد واحد بالبريد. ومع ذلك ، يمكن أيضًا توزيعها بشكل عشوائي. كما يمكن نشره كإعلان في الجريدة.
أنواع التعاميم
- التداول العام
- تعميم رسمي
- التداول التجاري
- تعميم المبيعات أو التعميم التجاري
الغرض من التعميم
- للإبلاغ عن السياسات والإجراءات الجديدة.
- للإعلان عن البضائع المراد شراؤها أو بيعها.
- لإثارة إعجاب القراء بنقاط واقعية عن الشركة وعروضها.
- لخلق اهتمام القراء بالمحتويات.
- لكسب ثقة القارئ.
- لتشجيع المبيعات.
- لدعوة الاقتراحات.
محتويات المنشور الدوري
- لا يوجد مرجع المرسل
لا توجد إشارة إلى المرسل في التعميم لأنه لا يتوقع ردًا من المرسل لأنه يريد تمرير المعلومات إلى عدد من العملاء.
- ليس هناك عنوان داخلي
العنوان الداخلي غائب في التعاميم لأنها نسخ مطبوعة وموجهة إلى مستلمين مختلفين ، لذلك لم تتم طباعة العنوان الداخلي مسبقًا ، في وقت إرسال الرسالة ، يكون العنوان الفردي مذكورًا في الهامش الأيسر السفلي.
- استخدم التحية مجتمعة
يتم استخدام التحية المدمجة لزيادة قابلية تطبيقه على مجموعة متنوعة من المستخدمين.
- استخدم كتلة التوقيع
يتم إعداد كتلة التوقيع للمفوض بالتوقيع وإلصاقها بالرسالة في وقت الطباعة.
في حالة نشرة المبيعات ، يجب صياغتها برسالة خاصة.
ما هو الإشعار
يشير الإشعار ضمنيًا إلى جزء من المعلومات المتعلقة بحقيقة ، يتم نقلها من قبل شخص مخول من المنظمة إلى أطراف مختلفة مثل الموظفين والعملاء والعملاء والموردين وما إلى ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالاتصال داخل المنظمة ، يتم إرسال الإخطارات جنبًا إلى جنب مع جدول الأعمال لجميع الأعضاء مقدما ، من أجل عقد اجتماعات.
تمتلك العديد من المنظمات لوحات إعلانات في أماكن بارزة ، في جميع أنحاء المكتب ، بحيث يمكن رؤيتها من قبل كل شخص من المفترض أن يراها ، ومن المتوقع أن يقرأ كل عضو في المنظمة محتوياتها ، ويتم عرضها على موقع الشركة على الإنترنت.
نقاط يجب وضعها في الاعتبار أثناء صياغة الإشعار
- يجب استخدام ورق الشركة لكتابة أو طباعة الإشعار.
- يجب أن يكون الإشعار كاملاً فيما يتعلق بيوم ووقت وتاريخ ومكان الاجتماع.
- يجب ذكر أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع.
- كما يجب ذكر أسماء الأعضاء الذين ترأسوا الاجتماع.
- يجب أن تكون أحادية المسافة ومحاذاة إلى اليسار وأن يكون سطرًا واحدًا بين الفقرات.
- يجب أن تحتوي على جدول أعمال الاجتماع.
الغرض من الإشعار
تُستخدم الشعارات بشكل أساسي لجذب انتباه الموظفين إلى الأمور الخاصة. كما أنهم يلعبون دورًا مهمًا في إنهاء العقود القانونية مثل عقود العمل. يتم عرض إشعارات حول:
- ادعُ الجميع إلى الاجتماع
- إجراءات جديدة أو قواعد جديدة يجب الشروع فيها أو اتباعها
- الأحداث الاجتماعية المزمع عقدها
- إعلانات التعيينات الداخلية
- تذكير عمل الشركة
- تقرير عن موضوع الاهتمام
- يوم الاجازة
- المواعيد النهائية حول أي وظيفة معينة تم تعيينها.
محتويات الإخطار
- عنوان الشركة أي الشخص الذي أصدر الإشعار.
- يجب أن يكون موضوع الإشعار جريئًا وجذابًا.
- قد يتضمن نص الإشعار أسبابًا لكتابة الإشعار ، ومعلومات حول الحدث والمناسبة ذات الصلة ، ومعلومات حول التاريخ / الوقت / المكان.
- أخيرًا يتم وضع توقيع واسم وتعيين مُصدر الإشعار.
الاختلافات الرئيسية بين التعميم والإشعار
بعد تحديد كل منها ، سنقوم بتسليط الضوء على الاختلافات الرئيسية بينهما:
التعميم هو طريقة اتصال مكتوبة تُستخدم عند نقل نفس المعلومات إلى عدد من الأشخاص ، في حين أن الإخطار هو شكل من أشكال الاتصال الكتابي ، يستخدم لنقل الرسائل الإعلامية إلى أعضاء المنظمة.
يتم عرض الإشعار على لوحة الإعلانات حيث يمكن للجميع الاطلاع على محتوياته وتصفحها ، كما يتم عرضه على موقع الشركة على شبكة الإنترنت وتوزع التعاميم المخالفة على الأعضاء المعنيين.
تُستخدم الإخطارات عمومًا للتواصل بين الإدارات ، أي لتوصيل الرسائل داخل القسم ، حيث يمكن استخدام هذه التعاميم للتواصل بين الإدارات ، أي لإرسال الرسائل عبر الإدارات أو الفروع في المنظمة وكذلك إلى العملاء ، الموردين والعملاء.
حجم الخط المستخدم في كتابة التعاميم أصغر من حجم الخط المستخدم لكتابة إشعار ، وهذا يعني أن الإشعارات مكتوبة بحجم خط أكبر لأنها تتيح للناس القراءة حتى من مسافة بعيدة. المنشورات هي في حوزة الأفراد وهذا هو السبب في أن حجم الخط أصغر.
يُكتب الإشعار دائمًا داخل صندوق ، ولكن لا تُستخدم مثل هذه المربعات لكتابة التعاميم.
الإشعار مخصص للجمهور المستهدف ، على العكس من ذلك ، فإن التعميم هو إعلان عام.[1]
