لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبًا للكثير من أفراد المجتمع .. ” بالتفصيل “

لماذا يكون توقيت الأحداث مناسبًا للعديد من أفراد المجتمع

توقيت الأحداث له تأثير كبير على نجاحها ، لذا فإن الوقت والجهد المبذولين في تحديد التاريخ الدقيق للأحداث ، والتأكد من أن الأحداث تقام في أفضل وقت ممكن هو استثمار مفيد ، واختيار التوقيت المناسب يعد جزءًا مهمًا من التخطيط ويمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا بين حدث يتذكره الحاضرون ، فإن العثور على المكان المناسب في الوقت المناسب يوفر جميع أنواع الفوائد للأحداث ، ويحتفظ الحاضرون بالمعلومات الأساسية وسيكونون أكثر استعدادًا للتفاعل معك ، ووجود جمهورك في الإطار الذهني المناسب للأحداث يعتمد على الوقت من السنة أو اليوم من الأسبوع أو حتى الوقت من اليوم.

معايير اختيار التوقيت المناسب للأحداث

تعد المخططات الزمنية ضرورية للحفاظ على أهداف الحدث في المسار الصحيح أثناء عملية الإعداد وتحديد كيفية تجميعها جميعًا في يوم الأحداث:

• تحديد التاريخالتاريخ: غالبًا ما يكون التاريخ حاسمًا في ربط هدف العمل بتنظيم حدث ما ، لذلك ضع في اعتبارك طبيعة وأهداف الحدث عند اتخاذ قرار بشأن توقيته ومدته.
• حدث مهم يحدث قد يكون الحدث مرتبطًا بشكل مباشر بحدث هام مثل إطلاق منتج أو الإعلان عن النتائج المالية.
• الوقت من السنة: هناك أحداث تناسب وقتًا معينًا من العام ، على سبيل المثال ، الأحداث المخصصة لعامة الناس ، مثل المعارض ، تكون أكثر ملاءمة لعطلات نهاية الأسبوع أو أثناء الإجازات المدرسية.
• توقيت تنافسي: عند الاقتضاء ، فكر جيدًا في الوقت الذي يعقد فيه منافسوك الأحداث التي قد تنافسك. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كان هناك أي أحداث أخرى مخطط لها في نفس الوقت والتي قد تتنافس بشكل مباشر على وجود نفس الجمهور الذي تستهدفه.
• عوامل خارجيةيمكن أن تؤثر أحداث مثل العطلات الرسمية أو الانتخابات أو الأحداث الرياضية الكبرى أو الطقس العاصف بشكل خطير على حضور الحدث ، لذا قم بأبحاثك لتجنب كل هذه العوامل. ادرس أيضًا أنماط الطقس خلال الوقت من العام الذي تخطط فيه لحدثك.
• قمة الموسملا يحد تنظيم حدث في موسم الذروة من اختياراتك فحسب ، بل يجعله أيضًا أكثر تكلفة.
• الجوانب المالية بصرف النظر عما يمكنك إنفاقه ، تأكد أيضًا من أن التوقيت يناسب جمهورك والجهات الراعية لكسب المال.
• يوم الأسبوعبمجرد أن تقرر أي فترة من السنة والشهر الذي تريد إقامة الحدث الخاص بك فيه ، فكر في أي يوم من الأسبوع يناسب هدفك بشكل أفضل.
• وقت اليوم: يؤثر الوقت من اليوم الذي تعقد فيه الحدث على كل من الحضور والميزانية.
• حدد المدة: تحتاج إلى التأكد من أن الحدث الخاص بك طويل بما يكفي لتحقيق هدفه وقصر بما يكفي لجذب انتباه الجمهور.[1]

أنواع الأحداث واختيار أفضل توقيت لها

يختلف أفضل توقيت للأحداث اعتمادًا على هدفك ونوع الحدث ، ولكن إذا تمكنت من الالتزام بإرشادات أفضل الممارسات ، فمن المحتمل أن تكون أحداث الحدث الخاصة بك رائعة. من المهم اختيار أفضل توقيت لأحداثك ، سواء كان حدثًا مشتركًا أو مؤتمرًا أو اجتماع شبكة:

• المؤتمرات والندوات

عندما يتعلق الأمر بالتجمعات الكبيرة ، من المهم أن تتذكر أنك تحاول أن تجعل أكبر عدد ممكن من الحاضرين سعداء ومرتاحين قدر الإمكان ، وهذا يعني أن هناك أوقاتًا رئيسية في العام يجب تجنبها ، خاصة في منتصف الصيف والشتاء ، وعقد حدث قريب من العام الجديد هو وسيلة معينة لضمان حضور أقل بكثير ، حيث يمثل هذا الوقت هجرة العطلات السنوية للعديد من الأشخاص حول العالم.

تعتبر درجة الحرارة عاملاً أيضًا ، لأن الطقس الحار في الصيف ودرجات الحرارة الباردة في الشتاء يمكن أن تخلق قدرًا كبيرًا من الانزعاج للحاضرين في الحدث الخاص بك ، وإذا كان الجمهور يركز على الحفاظ على البرودة أو الدفء ، فلن يركزوا على المحتوى الخاص بك ، حسب المحتوى الخاص بك. في هدف الندوة ، هناك أيضًا أفضل يوم في الأسبوع لعقد الأحداث ، والعروض التقديمية الموجهة للأعمال ويفضل أن تكون من الثلاثاء إلى الخميس وهي أيام مثالية ، حيث ستتجنب الركود الذي يشعر به العديد من العمال يومي الاثنين والجمعة عطلة نهاية الأسبوع.

• أنشطة بناء الفريق

تنطبق قاعدة Friday Fun على أحداث بناء الفريق أيضًا ، حيث يتطلع الجميع إلى أيام إجازتهم ، في حالة مزاجية جيدة لقضاء وقت ممتع والترحيب بالانتقال من العمل إلى عطلة نهاية الأسبوع ، تقوم الشركات ببناء فريق على مدار عطلة نهاية الأسبوع بأكملها. يسمح بتجربة الترابط الجماعي صحية دون إعاقة الإنتاجية ، وهذا أسهل بكثير للتخطيط في المؤسسات التي لديها موظفين بجداول زمنية مرنة وقد لا تكون مناسبة لأولئك الذين لديهم التزامات أكبر في عطلة نهاية الأسبوع.

• أحداث الشبكات

عندما يتعلق الأمر بالتواصل الشبكي ، فإن مناسبات العشاء هي دائمًا أفضل طريقة ، حدث مسائي ، خاصة يوم الخميس ، حيث لن يضطر الحاضرون إلى تحمل أعباء مهام أسبوع كامل على أكتافهم ، ويساعد الطعام والشراب الجيد في تقليل الحواجز التي نعتاد عليها. الإعداد ، مما يجعل المحادثة تتدفق بسهولة أكبر.

• معارض تجارية

قد يكون من الصعب جدولة العروض التجارية لأن تقاليدها ستعتمد على الصناعة التي اخترتها ، ولكن من المهم تجنب المعارض التجارية الأخرى الراسخة في تلك الصناعة ، على سبيل المثال ، من المحتمل تجنب معرض تجاري تقني في مارس مثل سيحظى GDC و SXSW بالكثير من اهتمام الصحافة والجمهور. اعثر على وقت لا توجد فيه أحداث أخرى كثيرة ومن المحتمل أن تتصدر أحداثك عناوين الأخبار.

• أحداث إطلاق المنتج

على الرغم من أن الوقت الأمثل لإطلاق منتج يعتمد أيضًا على صناعتك ، فمن الأفضل عادةً تحديد موعد المؤتمر الصحفي في الساعة 10 صباحًا يومي الثلاثاء والخميس ، وغالبًا ما يُنظر إلى هذه الأيام على أنها أيام إخبارية أبطأ ، مما يمنحك المزيد من الفرص لتغطية أوسع ، و يعني التوقيت أنه في منتصف الصباح يمكن مناقشة منتجك عبر الإنترنت وفي الصحف طوال اليوم وعلى التلفزيون في الأخبار المسائية وفي أوقات الذروة.[2]

عوامل يجب مراعاتها عند التخطيط للأحداث

فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها:

• الجمهور: فكر في مدى انتباه جمهورك المستهدف وقرر ما إذا كنت بحاجة إلى تضمين فواصل في المحتوى.
• نوع الحدث: يؤثر نوع الحدث الذي تنظمه على مدته ، على سبيل المثال ، يمكن أن تستمر الاجتماعات لبضع ساعات كحد أقصى ، بينما يمكن أن تستمر المهرجانات أو الأحداث الرياضية لأيام أو حتى أسابيع ، وكلما طال الحدث ، زاد الوقت للتخطيط له.
• تخطيط لحدثبمجرد التخطيط للحدث ، من الصعب جدًا تغيير تاريخ الحدث ، لذلك قد تحتاج إلى البرمجة بعناية مع مورديك ومع جمهورك ومع الصحافة.[1]